税理士事務所のIT化 |税理士事務所というと、IT化とはかけ離れた業種業界だと昔から言われていました。
そんな中でも、４年前からのコロナ禍を利用して、当事務所は完全テレワーク体制が構築できました。
これから、当事務所が取り組んできたこと、苦労したことなどを書いていきたいと思います。
税理士事務所のIT化 まず取り組んだこと
紙ベースのものをすべてDW（ドキュワークス）化
税理士事務所のIT化を進めるうえで、一番ネックになるのは、紙ベースの書類がものすごく多いことだと思います。
例えば、法人の申告書も紙で作成して、紙でチェックして紙で返却する。
当事務所では、申告書を三年分、事務所内で紙で保管していました。
これを一度にデータ化してしまうという手もありましたが、この作業は所員が疲弊すると思い、ここは徐々にデータ化による保存へ移行しました。
２０１９年のある時期を境に、それ以降は、申告書のチェックをすべてデータでチェッカーに回すことに決めました。
そこから三年かけて、今ではすべてデータでの保存になっています。
データ化は一度にやろうとしない！
所員の自宅の通信環境と備品を整備
税理士事務所のIT化 |私は通信環境で決まると言っても過言ではないと思っています。
ただ、所員それぞれ、住んでいる環境が違います。
一軒家にいるものもいれば、マンションのものもいます。
それにより、契約できるプロバイダや、通信速度が違ってきます。
私は松戸で、一軒家でしたので、auの通信速度が10ギガの契約ができました。
マンションタイプの契約ですと、契約自体が通信速度が1ギガのものしか無いだとかこちらの力ではどうにもならないこともありました。
それぞれの環境に応じて、最大速度が出せるための投資にはまず取り組みました。
我が家の例でいくと、１０ギガに対応しているLANケーブルを通すための工事に３万ほどかかりました。
備品については、デュアルディスプレイの導入、ZOOMでの打合せのためにカメラの購入、マイクの購入、イヤホンの購入をしました。
申告書のチェックをするのに、縦型のディスプレイは非常に便利です。
装備品
- メインディスプレイ IODATA 31インチ25,480円
- サブディスプレイ IODATA縦型 23インチ15,280円 27インチ24,800円
- モニターアーム Eono2画面 6,399円
- WEBカメラ ロジクールC920n フルHD1080P 7,480円
- キーボード REALFORCE R3フルサイズ112キー 33,231円
- マウス ロジクール MX無線 トラックボール 15,400円
- A3対応メインプリンター ブラザーMFC-J7300CDW 48,000円
- A4のみサブプリンター ブラザーDCP-J4140N 31,798円
効率化のための投資は惜しまない！
VPNの導入
コロナ禍になるまでは、VPNを本格的には入れていませんでした。
自宅からテレワークをするには必須だと思い、セキュリティー面も検証しながら現在は、L2connectを入れています。
VPNによっては、外部からの接続時に通信速度が落ちるケースもあるようですが、L2connectの上位機種をいれるとそこまで気にならなくなりました。
参考までにVPNにつないだ状態での私の自宅の通信速度がこれくらいです。
通信速度測定サイト fast.com
苦労したこと
税理士事務所のIT化 |初期段階で一番苦労したのは、テレワークを始めるときに社員の不安を吸い上げ、解決していくことでした。
緊急事態宣言が出されたときは、二週間ごとに、ZOOMで全体ミーティングを開催しました。
そこで、現状困っていること、うまくいったことを全員で意見を出し合い、共有して、前に一歩づつ進めていきました。
今では完全テレワークが可能にはなりましたので、今は社員一人一人が希望するもっとも自分にとって効率の良い働き方を選択して頂いています。
当事務所では、週に三日程度をテレワークとしたいという社員が多いです。
結婚している方、子育て中の方、試験勉強中の方、様々な所員がいますので様々な働き方をしてもらいながら、ワークライフバランスを充実していただければと思っております。
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